Memang sudah tidak jamannya lagi kita menulis surat, mengantarkannya ke kantor pos terdekat, menunggu perjalanan surat kita beberapa hari bahkan bisa berminggu-minggu, dan menunggu balasan surat tersebut. Itu pun kalau surat kita sampai dengan selamat. Sekarang kita cenderung memanfaatkan kantor pos untuk jasa layanan lainnya, seperti mengirim paket, bayar tagihan dan lain-lain. Seiring dengan kecanggihan komunikasi, kita tidak perlu lagi berlama-lama menjalin komunikasi singkat dengan orang yang kita tuju. Cukup sms atau email misalnya. Tetapi tahukah Anda ada beberapa etika dalam mengirim electronic mail.
1. Baris Subject ada disana karena sebuah alasan. Pergunakanlah baris Subject ini untuk menulis tujuan/topik surat yang hendak Anda kirimkan. Kata-kata umum seperti “Hai”, “Tolong Dibaca”, “Penting!!”, atau “Sebuah pesan untukmu”, bukanlah sebuah subject yang tepat. Tulis subject Anda se-spesifik mungkin.
2. Ketika mem-forward atau membalas email, harap diperhatikan untuk menghapus isi email sebelumnya. Tidak ada seorang pun yang senang membaca email yang isinya penuh dengan nama kontak, alamat, dan tulisan dari pengirim email sebelum-sebelumnya, apalagi jumlahnya bisa mencapai 10 lebih.
3. Pada saat membalas sebuah pertanyaan dalam email, biasakan untuk menuliskan kembali pertanyaan tersebut sebelum menjawabnya. Hal ini untuk mengantisipasi kerancuan atau kebingungan dari jawaban Anda, apalagi kalau pertanyaan yang diajukan jumlahnya banyak.
4. Selalu usahakan memberikan nama jelas, kontak, dan tanda tangan Anda saat mengirim email, terutama email bisnis.
5. Jangan pernah menulis dalam huruf kapital semua. Tidak ada yang senang dengan hal ini.
Harap diingat bahwa email hanyalah salah satu saran untuk mempermudah komunikasi. Penggunaan etika, standar dan profesionalisme tetap harus dilakukan sebagaimana mestinya.
Shambhala 